好用的合同管理系統(tǒng)從應(yīng)用看全局

好用的共好合同管理系統(tǒng)需要具備了基本功能包括100％的可視性、流程效率、消除惡意支出以及可幫助你提高利潤(rùn)的解決方案。你選擇的支出管理或合同管理系統(tǒng)解決方案應(yīng)滿足這些關(guān)鍵需求。

此外，請(qǐng)確保你投資的解決方案具有考慮可變因素的特性，比如企業(yè)規(guī)模、行業(yè)類型和現(xiàn)有技術(shù)堆棧等。

好用的合同管理系統(tǒng)擴(kuò)展視野：

1、移動(dòng)且易于使用的界面

簡(jiǎn)單易用的界面的重要性怎么強(qiáng)調(diào)都不過(guò)分。在培訓(xùn)或使團(tuán)隊(duì)適應(yīng)過(guò)于復(fù)雜的平臺(tái)上花費(fèi)的時(shí)間（和金錢(qián)）永遠(yuǎn)無(wú)法收回。你的合同管理系統(tǒng)必須遵循“少即是多”的原則。簡(jiǎn)化的軟件步驟意味著在各個(gè)級(jí)別的員工上崗速度更快，過(guò)渡更加流暢，不會(huì)妨礙組織的日常運(yùn)營(yíng)。

企業(yè)應(yīng)以需要最少最終用戶培訓(xùn)的解決方案為目標(biāo)。你的采購(gòu)軟件應(yīng)該很容易操作； 任何復(fù)雜的事情都會(huì)花費(fèi)你的時(shí)間和資源。用戶的采用對(duì)于任何支出管理技術(shù)投資的成功都是至關(guān)重要的。選擇一個(gè)可提供移動(dòng)性、簡(jiǎn)單性并與你當(dāng)前運(yùn)營(yíng)無(wú)縫集成的平臺(tái)。

 

2、供應(yīng)商管理

你的合同管理系統(tǒng)應(yīng)具有供應(yīng)商準(zhǔn)入功能，確保僅在已審批的供應(yīng)商處進(jìn)行采購(gòu)。通過(guò)向提供最佳價(jià)值的合同供應(yīng)商采購(gòu)，推動(dòng)管理下的支出。通過(guò)充分利用數(shù)據(jù)及協(xié)商更優(yōu)惠的數(shù)量和提前結(jié)算折扣來(lái)提高你的購(gòu)買(mǎi)力。

 

3、全面溝通

企業(yè)內(nèi)部溝通對(duì)于準(zhǔn)確了解采購(gòu)過(guò)程中發(fā)生的事情至關(guān)重要。 你的軟件應(yīng)提供合規(guī)性檢查和工具，以自動(dòng)電子郵件通知和實(shí)時(shí)應(yīng)用內(nèi)提醒通過(guò)多設(shè)備移動(dòng)性來(lái)提高采購(gòu)審批率。

選擇可提高透明度并提醒相關(guān)關(guān)系人交易活動(dòng)的軟件。一個(gè)有效的合同管理系統(tǒng)解決方案可為采購(gòu)團(tuán)隊(duì)、用戶和經(jīng)理提供全面的可見(jiàn)性，并授權(quán)他們做出明智的支出決策。整個(gè)過(guò)程應(yīng)簡(jiǎn)單、集中、可追溯且可進(jìn)行全面審核，并在前端提供有能力的客戶支持。

 

4、可審核性和風(fēng)險(xiǎn)管理

好用的合同管理系統(tǒng)軟件可提高可審核性。確保提供解決方案，該解決方案提供帶有詳細(xì)的交易和用戶活動(dòng)以及日期和時(shí)間戳的審計(jì)跟蹤。這種透明性促進(jìn)了問(wèn)責(zé)制——改變消費(fèi)行為的強(qiáng)大驅(qū)動(dòng)力。

通過(guò)部署合同管理系統(tǒng)解決方案，在產(chǎn)生任何費(fèi)用之前量化風(fēng)險(xiǎn)，讓你深入了解支出的潛在影響，從而減輕交易中的風(fēng)險(xiǎn)。

 

5、預(yù)算洞察力和控制力

預(yù)算可見(jiàn)性使用戶能夠做出明智的購(gòu)買(mǎi)決定。你的合同管理系統(tǒng)應(yīng)為授權(quán)人員提供實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限，并能夠報(bào)告預(yù)算與實(shí)際情況。

你選擇的工具應(yīng)能根據(jù)預(yù)算跟蹤所有支出和項(xiàng)目，并通過(guò)儀表板洞察可用和已承諾的支出來(lái)推動(dòng)預(yù)算控制。

 

6、過(guò)程節(jié)省時(shí)間的自動(dòng)化

任何采購(gòu)解決方案的基石——自動(dòng)化驅(qū)動(dòng)的效率和價(jià)值實(shí)現(xiàn)時(shí)間。你的解決方案應(yīng)該自動(dòng)化工作流程，提高準(zhǔn)確性，減少人為錯(cuò)誤并騰出寶貴的時(shí)間來(lái)專注于更具戰(zhàn)略意義的計(jì)劃。 使用合同管理系統(tǒng)技術(shù)，你可以大大縮短采購(gòu)周期并減輕AP團(tuán)隊(duì)的負(fù)擔(dān)。

 

7、系統(tǒng)符合策略

通過(guò)在合同管理系統(tǒng)中配置你的支出策略來(lái)保護(hù)營(yíng)運(yùn)資金。你的解決方案應(yīng)積極管理策略合規(guī)性，以進(jìn)一步增強(qiáng)可審計(jì)性，并提供維持利潤(rùn)所需的內(nèi)部控制。

 

8、強(qiáng)大的審批工作流

配置工作流不需要任何額外的時(shí)間或金錢(qián)。工作流應(yīng)該是自動(dòng)化的，具有多級(jí)升級(jí)，并且終端用戶不需要手動(dòng)參與。你的采購(gòu)工作流必須向?qū)徟咛峁┨嵝押碗娮余]件通知，以促進(jìn)采取措施并標(biāo)記潛在風(fēng)險(xiǎn)。

借助高效的審批工作流程系統(tǒng)，你審批采購(gòu)訂單的時(shí)間將大大減少，因?yàn)樵撨^(guò)程是完全自動(dòng)化且無(wú)風(fēng)險(xiǎn)的，從而節(jié)省了你的時(shí)間、金錢(qián)和資源。

 

9、軟件可視性和商業(yè)智能

合同管理系統(tǒng)部署的主要目標(biāo)是按支出類別獲得支出的可見(jiàn)性。分析及報(bào)告歷史數(shù)據(jù)和實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)的能力是了解企業(yè)如何花錢(qián)以及在何處削減成本的關(guān)鍵。在任何一流的合同管理系統(tǒng)解決方案中，商業(yè)智能都是一個(gè)關(guān)鍵功能

 

10、產(chǎn)品清單和外部線上供應(yīng)商目錄集成

通過(guò)集成產(chǎn)品清單和外部線上供應(yīng)商目錄，簡(jiǎn)化企業(yè)采購(gòu)并獲得僅針對(duì)企業(yè)的批量折扣。在合同管理系統(tǒng)解決方案中部署一個(gè)線上獲取供應(yīng)商目錄的流程并訪問(wèn)在線市場(chǎng)的解決方案。你可以利用系統(tǒng)的審批工作流和合同管理系統(tǒng)訂單功能來(lái)獲得快速、安全和熟悉的在線購(gòu)物體驗(yàn)。

此外，托管來(lái)自已審批供應(yīng)商的內(nèi)部目錄的能力使你的員工可以訪問(wèn)授權(quán)的商品和服務(wù)，并可以向訂約供應(yīng)商支付費(fèi)用。